Sekretärin (m/w/d) der Referatsleitung

Job Detail

  • Anstellungsart Vollzeit
  • PLZ Arbeitsort 10179
  • ID_Kenziffer 5167

Job Beschreibung

Ihre Aufgaben:

  • Bearbeitung des Postein‐ und –ausgangs für das Referat
  • Ablage im Sinne der Schriftgutordnung
  • Korrespondenz (einschließlich Serienbriefe)
  • Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen (z. B. Erreichbarkeit des Referates nach außen gewährleisten), auch Übernahme der Telefonzentrale im Vertretungsfall
  • Terminkoordination (einschließlich Terminüberwachung, Fahrkartenbestellung und Reisekos­tenabrechnung)
  • Unterstützung der Referent_innen bei der Erstellung von Präsentationen (z. B. Aktualisierun­gen oder Formatierungen vornehmen)
  • Unterstützung der Referent_innen bei fachlichen Recherchen
  • Veranstaltungsorganisation (z. B. Adressrecherchen, Erstellen von Teilnehmerlisten, Begleitung von Veranstaltungen im Sinne von Gästebetreuung und/oder logistischer Organisation vor Ort)
  • Logistische und organisatorische Vor‐ und Nachbereitung von Sitzungen
  • Erstellung von Sitzungsprotokollen (z. B. Hauskonferenz, Jour Fixe Verwaltung)
  • Verwaltungsunterstützende Aufgaben im Bereich Zentrale Dienste (z. B. Bibliothek, Archiv)

Ihr Profil:

  • Sekretariatserfahrung (gründliche Kenntnisse der deutschen Sprache und Rechtschreibung) und sicherer Umgang mit der Textgestaltung nach DIN 5008
  • Kenntnisse in finanztechnischen Abläufen
  • Nachgewiesene Erfahrung im Umgang und mit in der Nutzung moderner EDV (wie z. B. Office‐Programme, insbesondere Excel, Word und Outlook; Internet/Intranet)
  • Selbständigkeit, Organisationstalent, Eigenverantwortlichkeit, Teamfähigkeit
  • Gutes Zeitmanagement
  • Kommunikative Kompetenz
  • Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, hohes Engagement und Einsatzbereit­schaft, Flexibilität, Belastbarkeit

Das Angebot:

  • unbefristeter Arbeitsvertrag
  • Weiterbildungsmöglichkeiten

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns bitte eine aussagekräftige Online-Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Arbeitsbeginns an Herrn Schumacher schumacher@job-suw.de

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Notwendige Fähigkeiten