• Bearbeitung des Postein‐ und –ausgangs für das Referat
• Ablage im Sinne der Schriftgutordnung
• Korrespondenz (einschließlich Serienbriefe)
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen (z. B. Erreichbarkeit des Referates nach außen gewährleisten), auch Übernahme der Telefonzentrale im Vertretungsfall
• Terminkoordination (einschließlich Terminüberwachung, Fahrkartenbestellung und Reisekos­tenabrechnung)
• Unterstützung der Referent_innen bei der Erstellung von Präsentationen (z. B. Aktualisierun­gen oder Formatierungen vornehmen)
• Unterstützung der Referent_innen bei fachlichen Recherchen
• Veranstaltungsorganisation (z. B. Adressrecherchen, Erstellen von Teilnehmerlisten, Begleitung von Veranstaltungen im Sinne von Gästebetreuung und/oder logistischer Organisation vor Ort)
• Logistische und organisatorische Vor‐ und Nachbereitung von Sitzungen
• Erstellung von Sitzungsprotokollen (z. B. Hauskonferenz, Jour Fixe Verwaltung)
• Verwaltungsunterstützende Aufgaben im Bereich Zentrale Dienste (z. B. Bibliothek, Archiv)

Ihr Profil:

• Sekretariatserfahrung (gründliche Kenntnisse der deutschen Sprache und Rechtschreibung) und sicherer Umgang mit der Textgestaltung nach DIN 5008
• Kenntnisse in finanztechnischen Abläufen
• Nachgewiesene Erfahrung im Umgang und mit in der Nutzung moderner EDV (wie z. B. Office‐Programme, insbesondere Excel, Word und Outlook; Internet/Intranet)
• Selbständigkeit, Organisationstalent, Eigenverantwortlichkeit, Teamfähigkeit
• Gutes Zeitmanagement
• Kommunikative Kompetenz
• Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, hohes Engagement und Einsatzbereit­schaft, Flexibilität, Belastbarkeit

Das Angebot:

• unbefristeter Arbeitsvertrag
• Weiterbildungsmöglichkeiten

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns bitte eine aussagekräftige Online-Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Arbeitsbeginns an Herrn Schumacher schumacher@job-suw.de

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